Desde hace tiempo se habla de la factura electrónica, y su inminente implementación traerá consigo no solo nuevas obligaciones para empresarios y autónomos, sino también importantes desafíos tecnológicos, especialmente para los negocios más pequeños. Pero, ¿qué sabemos realmente sobre la factura electrónica?
¿Qué es una factura?
La factura es un documento mercantil, no fiscal, que tiene como función registrar una transacción realizada por un empresario o profesional, ya sea en la entrega de bienes o en la prestación de servicios.
Origen de la obligatoriedad de la factura electrónica
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como "Ley crea y crece", establece en su artículo 12 la obligación de emitir facturas electrónicas en el sector privado, específicamente en las transacciones B2B (Business to Business). Esto implica que los empresarios y profesionales deberán expedir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
Además, tanto el emisor como el receptor de las facturas electrónicas deberán informar sobre el estado de las mismas, lo que permitirá a la Agencia Tributaria ejercer un mayor control sobre las facturas emitidas y los pagos realizados.
Objetivo de la factura electrónica
Según la exposición de motivos de la ley, la factura electrónica busca reducir los costos de transacción en el comercio y facilitar el acceso a la información sobre plazos de pago entre empresas, contribuyendo así a la reducción de la morosidad comercial.
Ventajas de la facturación electrónica
Entre las principales ventajas se encuentran: la reducción de los ciclos de tramitación y cobro, un acceso más ágil a las facturas almacenadas y una disminución de errores humanos en la gestión. Además, se eliminan costos de impresión y envío postal, se reduce el consumo de papel y se mejora el servicio al cliente, contribuyendo a la modernización de la economía.
Tipos de factura electrónica
Actualmente, existen dos tipos de facturas electrónicas:
Factura electrónica con formato no estructurado: Esta es esencialmente una imagen digital (como un PDF) que requiere intervención manual para su procesamiento.
Factura electrónica estructurada: Utiliza un formato estándar como XML, permitiendo la generación y tramitación automática. Esta será la modalidad obligatoria en las transacciones B2B en el futuro.
Emisión de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se emitirán a través de plataformas tecnológicas proporcionadas por empresas especializadas en facturación electrónica, siendo Facturae uno de los sistemas más comunes.
Consecuencias del incumplimiento
Las empresas obligadas que no ofrezcan la opción de recibir facturas electrónicas o que no permitan el acceso a las facturas de antiguos clientes podrían enfrentarse a sanciones de hasta 10.000 euros.
Plazos de entrada en vigor
La obligación de emitir facturas electrónicas dependerá del desarrollo reglamentario, con diferentes plazos según el tamaño de la empresa:
Estado actual del desarrollo reglamentario
El Proyecto de Real Decreto que regula la facturación electrónica obligatoria fue publicado el 20 de junio de 2023. Tras el periodo de audiencia pública, el proyecto fue presentado a la Comisión Europea, que ha emitido observaciones durante mayo de 2024. Esto indica que se están haciendo progresos hacia la implementación de la facturación electrónica en España.
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